오늘은 업무용 이메일 잘 쓰는 방법에 대해 알아보겠습니다. 메일을 쓰는 목적은 다양합니다. 오랬만에 친구나 지인과 나누는 이메일, 문의나 정보를 얻기 위해 보내는 이메일, 업무를 목적으로 보내는 이메일 등등.
사회 초년생으로 직장에 입사하여 수행하는 각종 업무 중 이메일과 관련된 업무는 무척 중요합니다. 일일히 전화로 해결할 수 없는 각종 업무와 특히 첨부 서류 등이 오고가는 내용은 반드시 이메일을 이용할 수 밖에 없는데요. 간혹 사적으로 이용하던 이메일 형식을 사용했다가 곤욕을 치르는 경우가 종종 발생합니다. 지금부터 '업무용' 이메일을 작성하는 방법에 대해 알아보겠습니다.
1. 제목을 잘 써야 합니다.
업무상 쓰는 이메일은 제목을 명확히 써야 합니다. 이메일을 받는 상대방은, 여러분이 보내는 이메일 이외에도 각종 사적인 내용, 광고 등등 수많은 내용의 이메일을 수신합니다. 그 중 여러분이 보낸 이메일을 콕 찝어 확인하기 위해서는 먼저 제목이 확 눈에 띌 수 있도록 명확한 내용을 담고 있어야 합니다.
가령 '이번달 거래 실적 보고서' 라는 제목을 썻다고 하면, 나쁘지 않은 제목이지만 '이번달' 이라는 표현이 무척 모호한 내용이 됩니다. 10월 말에 보낸 이메일을 상대방이 11월에 확인했다면..? 제목의 '이번달'은 완전히 다른 내용을 담게 되는거죠. 'X월 거래 실적 보고서' 라고 쓰는 것이 보다 명확한 제목이 될 수 있습니다.
만일 첨부파일이나 서류 등을 첨부한 메일이라면, 제목이 이런 내용도 함께 표현해주는 것이 좋습니다. 상대방이 필요한 서류나 내용들을 첨부파일 형태로 동봉 했다는 사실을 명시해 줘야 업무상 차질을 최대한 피할 수 있기 때문입니다.
또한 상대방에 뭔가를 요구하는 이메일을 보낼 경우에는, 단순히 '요청드립니다', '자료 부탁드립니다' 등의 제목은 간혹 스펨이나 광고 메일로 오인을 받을 우려가 있기 때문에, 'XXXX년 상반기 OOO관련 매출 보고서 부탁드립니다' 형태의 보다 명확하고 직관적인 제목을 사용하는 것이 좋습니다.
2. 발신자는 가급적 실명 또는 회사명을 써야 합니다.
취업 전에 사용하던 각종 축약어나 별명, 이모티콘 등이 포함된 발신자명은 상대방의 신뢰도를 크게 하락시킬 수 있습니다. 가급적 업무차 이메일을 사용하는 경우에는 본인의 실명 (한글 또는 영문)이나 회사명을 사용하는것이 수신자에게 신뢰도를 높일 수 있는 쉽지만 가장 확실한 방법입니다.
업무용 이메일은 내국인을 상대로 보내는 경우가 많겠지만 간혹 해외 바이어나 기관, 회사 등을 상대로 보내는 경우도 종종 발생합니다. 이럴 경우에는 영문 이름을 사용하면 보다 확실하고 신뢰도를 높이는데 크게 작용할 수 있습니다.
3. TO, CC, BCC 등의 용어를 적절히 사용합니다.
메일을 작성해서 보내면 끝이 아닙니다. 그 메일이 정확한 상대방에 전달되고, 그 내용 또한 정확히 전달되어 메일을 작성한 목적이 달성되어야 비로소 메일과 관련된 업무가 완성됩니다. 보낸 메일을 누가 읽느냐 또한 메일 작성에 중요한 포인트입니다.
제목에 명시한 'TO'는 발송한 메일을 읽어야 하는 직접 당사자를 의미합니다. 이는 메일 발송시 수신자의 이메일 주소를 입력하는 부분이 보통 'TO' 로 되어 있습니다. 그 외에도 영문 이메일 발송시 첫 시작을.
To : OOOO
라고 작성했다면, 발송 이메일을 반드시 읽어야 하는 당사자가 'OOO님'으로 명확히 확정된 좋은 제목입니다. 또한.
I CC'd Tom on this email as well.
위 내용은 영문으로 작성한 이메일에 포함될 수 있는 문구입니다. 해석은 '제가 Tom씨를 참조인으로 추가했습니다' 라는 의미로, 이메일의 수신자 이외에 Tom이 발송한 이메일을 참조할 수 있도록 한다는 의미입니다.
이는 보통 해외 상사업무를 위해 수신 또는 발송하는 이메일에 종종 쓸 수 있는 내용으로, 무척 중요한 내용이니 반드시 숙지할 필요가 있습니다. 보통 다음의 세가지 이슈가 있을 때 CC를 사용합니다.
1. 특정 내용에 대해 이메일 내용의 흐름을 알 수 있도록 하기 위해서
2. 수신인이 행동을 취해야 할 지 아니면 단순히 정보를 수신하면 되는지 알 수 있도록 하기 위해
3. 어떤 일이 일어나고 있는지 수신인이게 알려주는 기능
다음으로 BCC가 있습니다. 이것은 참조인을 숨기고자 하거나 굳이 드러낼 필요가 없는 경우 사용합니다. 또는 다수에게 동일한 이메일을 보내는 경우에도 종종 사용됩니다.
4. 본문의 내용은 간략하고 명확하게 써야 합니다.
업무용 이메일은 지인과의 친목을 도모하고자 하는 목적이 아닙니다. 최대한 빠르고 간결하며 정확하게 업무와 관련된 정보 또는 의견을 주고받기 위한 목적인데요. 따라서 내용은 명확하고 간결해야 합니다. 메일을 읽는데 오랜시간이 걸리고, 여러가지 의미로 해석될 수 있는 단어나 내용이 담겨 있으면 업무상 큰 혼란을 야기할 수 있기 때문입니다.
따라서 간략한 인사 뒤에 바로 본론의 내용을 보다 명확하게 작성하는것이 중요합니다. 서술형보다는 개조식 (필요한 내용만 간략히 한줄로)으로 작성한 이메일이 업무 목적에는 보다 적합합니다.
5. 작성자의 이메일 이외의 연락처나 서명을 남기는 것이 좋습니다.
업무상 작성하는 이메일은 신속과 정확 그리고 신뢰도가 생명입니다. 따라서 이메일을 주고 받을 정도의 시간적 여유가 없을 시 유선 또는 무선으로 통화가 가능한 연락처를 남겨 업무를 빠르고 효율적으로 처리할 수 있도록 하는 것이 무척 중요한데요.
따라서 이메일 작성 후 발송자의 이메일 주소만 남기기 보다는, 유무선 통화 가능한 전화번호와, 작성자의 신뢰도를 높일 수 있는 서명을 남긴다면 보다 업무처리의 긴밀함이 높아지겠죠?
이상으로 업무용 이메일을 잘 쓰는 방법에 대해 알아봤습니다. 사회 초년생이 되어 갑작스럽게 업무에 투입되다 보면 갖가지 실수의 연속일 수 밖에 없습니다. 학교에서 배운 것은 별 도움도 안되고 그렇다고 업무를 처음부터 끝까지 꼼꼼히 알려주는 사람도 없죠. 가장 중요한 것은 사적인 영역과 공적인 영역 즉 업무와는 확실히 차별화를 둬야 한다는 점은 사실입니다.
오늘 포스팅이 여러분의 업무처리에 조금이나마 도움이 되었으면 하는 바램입니다.
